Tienda en línea y caja registradora: ¿Qué vale la pena saber?

Tienda en línea y caja registradora

¿Estás pensando en montar una tienda online y te preguntas cómo es el tema de registrar las ventas? Es muy posible que no tengas que usar la caja registradora. Tienda en línea y caja registradora: quédate y aprende cuándo es necesaria una caja registradora en una tienda en línea y ¿Qué vale la pena saber? Así que quédate y disfruta del contenido que te tengo a continuación:

¿Cuándo es necesario registrar las ventas en una tienda en línea con una caja registradora?

La caja registradora es un elemento característico del equipamiento de las tiendas. Por regla general, se utiliza para registrar la venta de productos y servicios a los consumidores (personas físicas que no tienen un negocio). ¿Cuándo lo necesitarás?

Si tienes la intención de vender los productos enumerados en el § 4 punto 1 del Reglamento del Ministro de Hacienda sobre las exenciones de la obligación de mantener registros utilizando cajas registradoras en tu tienda en línea, entonces no necesitarás comprar una caja registradora. ¿De qué productos estamos hablando?

caja registradora

La lista de productos, cuya venta debe registrarse incondicionalmente en la caja registradora, incluye 15 grupos de productos, estos son:

  • Gas licuado
  • Partes del motor
  • Motores de combustión interna de los tipos utilizados en la propulsión de vehículos
  • Carrocerías para vehículos de motor
  • Remolques y semirremolques, contenedores
  • Partes de remolques, semirremolques y otros vehículos, sin propulsión mecánica
  • Partes y accesorios para vehículos automotores (excepto motocicletas), ncop
  • Motores alternativos de combustión interna de combustión interna del tipo utilizado en motocicletas
  • Equipos de radio, televisión y telecomunicaciones – excepto tubos electrónicos y otros componentes electrónicos, así como partes de aparatos y dispositivos para el funcionamiento de sonido e imagen, antenas
  • Equipos fotográficos – excluyendo partes y accesorios para equipos y suministros fotográficos
  • Bienes fabricados con metales preciosos o que los contengan, cuya entrega no pueda beneficiarse de exención fiscal
  • Soportes de datos digitales y analógicos grabados y en blanco
  • Productos destinados al uso, ofrecidos para la venta o utilizados como combustibles para motores o como aditivos o mezclas para combustibles para motores
  • Productos del tabaco, bebidas alcohólicas con una graduación alcohólica superior al 1,2%. Y bebidas alcohólicas, que son una mezcla de cerveza y bebidas no alcohólicas, cuyo contenido de alcohol supera el 0,5%
  • Perfumes y aguas de tocador

Ejemplo 1.

Deseas configurar una tienda en línea que será una farmacia en línea. No tienes la intención de ofrecer perfumes a los clientes, pero tendrás a la venta aguas de tocador, por lo que debes comprar una caja registradora. Tendrás que pagar cada transacción, comenzando con la primera.

¿No venderás ninguno de los productos de la lista anterior en tu tienda? Si cumples con los requisitos adicionales, no tendrá que agregar un recibo a cada artículo vendido.

Tienda en línea

¿Cuándo no se necesita una caja registradora en una tienda online?

El Reglamento antes mencionado indica cuándo no tendrás que emitir recibos en tu tienda en línea. Básicamente, existen tres variantes de la exención de la obligación de disponer de una caja registradora. El primero se refiere a los clientes de la tienda online. El segundo se refiere al límite de volumen de negocios anual. El tercero, a su vez, es una conveniencia introducida pensando en los propietarios de las tiendas en línea.

Caja registradora y servicio para empresas e instituciones

Si tu grupo objetivo de clientes son empresarios (empresas) o instituciones, no necesitarás una caja registradora. En la práctica, sin embargo, las tiendas electrónicas suelen centrarse en clientes individuales (consumidores). Si también deseas servir a los consumidores, no podrás aprovechar esta excepción.

Tienda en línea y caja registradora: venta por correo en una tienda electrónica

Tienda en línea

Las regulaciones también prevén una contabilidad de ventas más sencilla por parte de los propietarios de tiendas en línea. Si quieres acogerte a la exención de la obligación de registrar las ventas en caja, debes cumplir estos tres requisitos:

La entrega de los productos vendidos en tu tienda en línea se realizará en el sistema de envío

Es decir, entregarás los productos a los clientes utilizando los servicios de la oficina de correos o una de las muchas empresas de mensajería que operan en el mercado. Cuando habilitas a tus clientes a recoger mercancías en un punto fijo, automáticamente perderás el derecho a estar exento de registrar las ventas en una caja registradora.

Recibirá el pago de los bienes en tu cuenta bancaria o en una cuenta en una cooperativa de ahorro y crédito de la que sea miembro.

Las tiendas en línea ofrecen a los clientes muchas formas de pago. Los métodos más populares, además de las transferencias bancarias y las realizadas con la participación de operadores de pago electrónico (PayPal), incluyen el pago con tarjeta de crédito. Debes estar atento a este respecto, ya que las autoridades fiscales adoptan la posición de que los pagos con tarjeta son transacciones en efectivo. Por lo tanto, si va a ofrecer a sus clientes el pago con tarjeta de crédito, necesitarás una caja registradora.

Los nuevos propietarios de tiendas electrónicas, que demuestran una actitud pro-consumidora, a menudo ofrecen el pago de los bienes al recibirlos. La introducción de esta forma de pago no requerirá que compres una caja registradora si la empresa de mensajería transferirá fondos a tu cuenta bancaria.

Tienda en línea

Será posible identificar la transacción y los datos del cliente que compró productos en la tienda electrónica,

Solo debes llevar registros y asegurarte de que las transferencias estén correctamente descritas. ¿Qué información es necesaria? Al realizar una transferencia, el cliente deberá facilitar sus datos (nombre, apellidos, dirección) y, por ejemplo, número de pedido. Conociendo el número de pedido, podrá ver rápidamente qué producto ha comprado el cliente.

Cumpliendo los requisitos anteriores y no vendiendo los productos mencionados, no tendrá que utilizar la caja registradora, independientemente de la cantidad de facturación generada.

¿Cómo registrar las ventas en una tienda electrónica sin caja registradora?

¿Has decidido que va a organizar las ventas en tu tienda de tal manera que se salte el requisito de tener una caja registradora? Es posible que se esté haciendo una pregunta más: cómo confirmar la venta de los productos ofrecidos. La forma más sencilla es emitir una factura por cada persona que realiza compras en tu e-shop. También tendrá que emitir una factura a petición del cliente. ¿Cómo debería ser un documento de este tipo?

La información detallada sobre qué datos deben incluirse en la factura con IVA se puede encontrar en la Ley del impuesto sobre bienes y servicios. No obstante, la factura de una persona física no tiene por qué incluir el NIP del comprador, ni se requiere el número PESEL, la normativa aplicable no exige dichos datos.

En el caso de una tienda electrónica, se puede automatizar la emisión de facturas. Hoy en día, existen muchas soluciones disponibles en el mercado, que se caracterizan por la posibilidad de integración con el comercio electrónico. En la práctica, por lo tanto, la emisión de documentos que confirmen la compra por parte del cliente es intuitiva y no lleva mucho tiempo.

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